Skreddersydd Power BI-dashboard bygger prestasjonskultur hos Fly Chicken

– Jeg får full oversikt over informasjonen jeg trenger rett fra mobilen, sier Ronny Gjøse, CEO i Fly Chicken.

Restaurantkjeden Fly Chicken ble etablert i 2018 og har i dag 17 restauranter rundt om i Norge. I en bransje med høyt tempo kan små justeringer gi stor gevinst. For å få en bedre innsikt i hvilke tiltak de burde gjøre, ønsket ledelsen i Fly Chicken en samlet oversikt over nøkkeltallene.

Full oversikt til enhver tid

I restaurantbransjen er det tre tall du alltid må overvåke for å lykkes: Salg, varekost og personalkostnader. Sammen gir de en god oversikt over produktiviteten i bedriften.

Tallene endrer seg dag for dag, uke etter uke. For å kunne ta beslutninger fortløpende trengte Fly Chicken ferske tall i et «dashboard» – noe som er enklere sagt enn gjort når tallene ligger spredt på tvers av forskjellige systemer. 

– Det var veldig tidkrevende å hente tallene manuelt. Jeg logget inn i regnskapssystemet for å hente varepriser og hva som er blitt kjøpt. Etterpå hentet jeg ut salgstall fra kassasystemet, og timer fra vaktplanleggingssystem før jeg sammenlignet dem, forklarer Stein Eriksen, CFO i Fly Chicken.

Nøkkeltall som totalomsetning, omsetning sammenlignet med budsjett, omsetning per restaurant og salg per arbeidstime er viktig. I tillegg har ledelsen behov for å analysere og sammenligne tall på tvers av lokasjonene.

Det ble for tidkrevende. Fly Chicken trengte én samlet rapport med alle nøkkeltallene.

Rapporter med Power BI samlet alt på én plass

TheVITs dedikerte Business Intelligence og rapporterings team har solid erfaring med å innhente og visualisere data.

– Vi hentet inn data fra regnskaps-, kasse-, vaktplanleggings-, innkjøps- og fakturasystem for alle 17 lokasjonene, forklarer Manager for tjenesteområde Business Intelligence i TheVIT, Bendik Brunvol

– Når alt var samlet, kunne dataene bearbeides og presenteres i et skreddersydd Power BI-dashboard, fortsetter han.

Nå kan Fly Chicken overvåke alle nøkkeltall fortløpende uten å måtte hente tallene fra forskjellige systemer og bearbeide dem manuelt. Da blir det enklere å ta de riktige beslutningene.

– Vi er på et helt annet nivå med å kunne bruke tidsriktig informasjon i styringen av Fly Chicken. Vi tar beslutninger basert på dataene hver eneste dag. Alt er tilgjengelig rett fra mobilen og deres web-baserte løsning, sier Ronny Gjøse.

Prosessen, steg for steg

I starten av prosessen var det fokus på kartlegging av behov og idemyldring.

– Vi gikk gjennom det de hadde av rapportering fra før og kom frem til hvilke rapporter og nøkkeltall som var viktige, forklarer Brunvoll.

Disse nøkkeltallene skulle presenteres som KPIer (Key Performance Indicators) på dashbordet. Men først måtte dataene samles.

TheVIT fulgte opp alle 17 lokasjonene til Fly Chicken for å hente nødvendig informasjon. Etter den innledende fasen startet arbeidet med å sette opp Power BI-dashbordet.

Brunvoll er imponert over hvor aktive Fly Chicken var i prosessen med å forme dashbordet.

– Det å løfte organisasjonen til å begynne med datadrevne beslutninger kan i starten virke overveldende. Men med en gang vi kom i gang, startet sparringen. Fly Chicken kom med nye ideer og input som ble tatt med i visualiseringen av dataene, og det var et godt samarbeid begge veier, sier han.

Gjøse skryter av prosessen.

– TheVIT fremsto med stor troverdighet og kompetanse. Teamet gjorde en kjempejobb – både med struktur og prosess – og de skjønner hva som skal til for å få ting til, sier Ronny Gjøse.

– Dashbordet hjelper oss å fokusere. Vi kan se trender nå på en enklere måte og måle fremgang mot målene vi setter oss. I tillegg bruker vi vesentlig mindre tid på å få en status, slik at vi heller kan fokusere på å levere gode gjesteopplevelser og videreutvikle Fly Chicken, forteller han.