1. Ferieloven
Ferieloven skal sikre at alle arbeidstakere får årlig feriefritid og feriepenger. Loven er ufravikelig og kan ikke fravikes til skade for arbeidstaker med mindre det er særskilt fastsatt i loven at en bestemmelse kan fravikes ved avtale. En slik avtale må inngås skriftlig for å kunne påberopes av arbeidsgiver. Det følger av Ferieloven at
- arbeidsgiver har plikt til å påse at ferie avvikles
- arbeidstaker har plikt til å avvikle ferie
Ferieloven gir arbeidstaker 4 uker og 1 dag med lovfestet ferie. Ansatte som fyller 60 år i løpet av ferieåret har i tillegg 1 uke ekstra ferie.
For de som har 5 uker ferie er 4 av disse dagene avtalefestede. Disse dagene er altså ikke regulert av ferieloven, men i avtalen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.
2. Fastsettelse av tid for ferieavvikling
Arbeidsgiver har plikt til å påse at alle ansatte avvikler ferie hvert år. Hovedregelen er at fastsetting av ferie bør drøftes i god tid men dersom man ikke blir enige står arbeidsgiver fritt til å fastsette tidspunkt for ferien. Arbeidstaker har imidlertid krav på å få avvikle 3 uker sammenhengende ferie i hovedferieperioden, fra 1. juni til 30. september.
Arbeidstakere over 60 år kan selv velge når den siste ferieuken skal avvikles. Ferien kan avvikles som dager eller hel uke. Deles ekstraferien, kan arbeidstaker bare kreve å få fri så mange arbeidsdager som arbeidstaker normalt har i løpet av en uke. Arbeidstaker over 60 år skal varsle arbeidsgiver minst 2 uker før avvikling av ekstraferien.
Fristen for underretning om fastsettelse av ferie
Hovedregelen er at arbeidstaker skal underrettes om ferien tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til. Denne bestemmelsen åpner imidlertid for kortere varslingsfrist dersom det foreligger "særlige grunner".
Den driftsmessige usikkerhet mange virksomheter opplever som følge av Covid-19, eksempelvis knyttet til etterspørsel, tilgang på råvarer, bemanning osv., kvalifiserer som særlig grunn etter ferieloven § 6 nr. 2.
Tiden for hovedferie og hovedferiens lengde
Etter Ferieloven § 7 kan arbeidstaker kreve at tre ukes hovedferie avvikles samlet i hovedferieperioden, det vil si mellom 1. juni og 30. september. I tillegg kan det inngås tariffavtale eller annen avtale som fraviker tiden for ferie. Dette gjelder både tidspunktet for ferien og (hoved)feriens lengde.
3. Overføring av ferie
Vær oppmerksom på at det skilles mellom lovfestet ferie og avtalefestet ferie. Arbeidstaker kan ved skriftlig avtale med arbeidsgiver overføre 2 uker ferie til neste år. For arbeidstaker som har 5-dagers uke utgjør dette 10 arbeidsdager, for arbeidstaker som har 6-dagers uke utgjør dette 12 arbeidsdager til overføring. I tillegg til kan den avtalefestede delen av ferien overføres.
Feriedager til gode skal likevel overføres til neste år, det er ikke tillatt å slette eller utbetale feriedager.
Utbetaling av feriepenger for ferie som ikke er avviklet i løpet av ferieåret
Jf. Ferieloven skal ferie som ikke er avviklet ved ferieårets utløp, overføres til påfølgende ferieår. Dette regulerer imidlertid kun den lovfestede delen av ferien. Den avtalefestede delen av ferie utover hva som følger av ferielovens bestemmelser kan altså kompenseres økonomisk fremfor å bli overført.
4. Endring av fastsatt ferie
Adgangen for arbeidsgiver til å endre en allerede fastsatt ferie
Ferieloven gir en viss ensidig endringsadgang for arbeidsgiver til å endre en allerede fastsatt ferie. Etter reglene kan dette gjøres når avvikling av den fastsatte ferien på grunn av uforutsette hendelser vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder.
Som følge av Covid-19 situasjonen vil det kunne oppstå hendelser som ikke kan forutses på fastsettelsestidspunktet, og dermed vil kunne gi saklig grunn for å endre fastsatt ferie. Dette vil være aktuelt ved plutselig høyt sykefravær, ansatte som må i isolasjon/karantene eller at endrede smitteråd gir grunnlag for gjenopptagelse av drift.
5. Utbetaling av feriepenger
Ferielovens alminnelige regel er at feriepenger opptjent i fjor skal utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien, men at arbeidstaker likevel kan kreve å få feriepengene utbetales senest 1 uke før ferien tar til.
Deles ferien, skal feriepengene fordeles tilsvarende. Den del av feriepengene som overstiger lønn for vanlig arbeidstid i ferien, kan likevel utbetales ved avvikling av hovedferien, eller sammen med lønn i juni.
Dersom bedriften har tariffavtale kan utbetalingstidspunktet være fastsatt her, da må dette følges med mindre tariffavtalen åpner for endring. Ferieloven gir ikke adgang til å utbetale forskudd på feriepenger.
Regnestykket på lønnsslippen ser slik ut:
fast lønn
+ feriepenger
- trekk for feriedager
= Feriepenger til utbetaling
Ikke opptjente feriepenger
Arbeidstaker som ikke har opptjent feriepenger, for eksempel grunnet sykdom eller foreldrepermisjon, kan motsette seg å avvikle ferie utover den ferien ferielønnen tilsvarer. Nyansatte som har fått utbetalt feriepenger fra forrige arbeidsgiver kan eksempelvis ikke motsette seg å avvikle ferie.
Utbetaling samtidig med ferieavvikling
Feriepengene utbetales kun trekkfrie i ferieåret, men utbetales de ikke før året etter vil skatteoppgjøret ta hensyn til dette. Vær oppmerksom på at overføring av ferie og feriepenger til neste år da medfører at feriepengene vil bli trukket skatt av ved utbetaling.
Utbetaling ved avvikling av hovedferie
Utbetaling av hele feriepengebeløpet ved hovedferien sikrer den ansattes ferielønn i ferien. Samtidig med feriepengene utbetales full lønn, og det trekkes 5 (4) uker ferie av den samlede utbetaling.
Utbetaling i juni
Utbetaling av hele feriepengebeløpet ved hovedferien sikrer den ansattes ferielønn i ferien. Samtidig med feriepengene utbetales full lønn, lønnstrekket for feriedagene tas samtidig i stedet for når ferien avvikles. Dette er en utbetalingsmåte som arbeidsgiver kan velge å benytte, men arbeidstaker kan ikke kreve dette.
6. Ferieavvikling ved permittering
Ferieloven gjelder også under permittering, og ferien skal dermed avvikles eller overføres til neste år ifølge loven. Allerede fastsatt ferie skal i utgangspunktet avvikles som avtalt, men arbeidstaker kan likevel inngå avtale med arbeidsgiver om flytting av ferietidspunkt, eksempelvis grunnet avlyst utenlandsreise eller permittering.
Vær imidlertid oppmerksom på at man ikke har anledning til å reise utenlands under permittering. Dermed er det en forutsetning for utenlandsreiser at man avvikler ferie i perioden for utenlandsopphold.
7. Feriepenger ved permittering
Korona-situasjonen gir flere utfordringer ved utbetalinger av feriepenger i 2020, og mange vurderer alternative måter å utbetale feriepenger på grunnet permittering og/eller likviditet. Utbetalingsmåte vil påvirke lønnsutbetalingen når ferien avvikles.
Lønnstrekk for feriedager ved permittering
Den ansatte har ikke krav på dagpenger fra NAV ved ferieavvikling, men krav på feriepenger fra arbeidsgiver. Det er dermed viktig å sikre ferielønnen utbetales korrekt.
Hel permittering
Ved hel permittering vil det ikke være noen lønn å foreta trekk for feriedagene i, og hele trekket må da trekkes av feriepengeutbetalingen. Et slikt trekk kan ikke arbeidsgiver foreta, jf Ferieloven, uten etter skriftlig avtale med arbeidstaker.
Delvis permittering
Dersom feriedagene skal trekkes med 100% slik at arbeidstaker kan avvikle senere med 100% lønn, vil det heller ikke være nok lønn å trekke av i juni. Arbeidsgiver har heller ikke her lov å foreta et slikt trekk i feriepengene uten å inngå skriftlig avtale med arbeidstaker.
Alternative utbetalingsmåter
- Vent med utbetaling av feriepenger til ferien faktisk avvikles. Husk å få med trekk for tidligere avviklet ferie. Feriedager overført fra 2019 kan avvikles med lønn i 2020 dersom det ble trukket for ferien i 2019.
- Inngå skriftlig avtale med arbeidstaker om å utbetale feriepengene i juni, og at lønnstrekk for alle feriedagene (4/5 uker) kan foretas i feriepengene. Utbetalingen i juni blir liten, men arbeidstaker vil da motta lønn under ferieavvikling mens arbeidstaker er permittert, og er således sikret inntekt i perioden ved bortfall av dagpenger.
- Utbetal feriepenger i juni og trekk for de feriedagene som allerede er avviklet med lønn. Denne løsningen forutsetter at hoveddelen av ferien avvikles på sommeren. Utfordringen her er hvis ferie skal avvikles utover høsten, da vil den ansatte trekkes i lønn ved ferieavvikling og samtidig ikke ha krav på dagpenger, og har da ingen inntekt ved ferieavviklingen.
Ved delvis permittering må det ved feriepengeutbetaling trekkes 100% for avviklet ferie før permittering startet. For resterende ferie trekkes dagene i gjenværende stillingsprosent.
Eks ved 40% permittering fra mars: Trekk 100% lønn for 1 uke ferie avviklet i februar, pluss trekk for 4 uker lønn i 60% aktiv stillingsprosent. Avvikles ferien under permittering vil har arbeidstaker 60% lønn når ferien avvikles, tilsvarende ordinær lønn.
Avvikles ferie etter at permittering er slutt vil arbeidstaker få kun 60% lønn ved ferieavvikling, selv om man er tilbake i 100% stilling.
For virksomhetens likviditet kan det være en fordel å spre utbetalingene over tid. Samtidig sikres den ansatte ferielønn ved faktisk ferieavvikling. Ulempen for arbeidstaker er at utbetalingene er at det vil være mer moderate utbetalinger fremfor en større.
Har du spørsmål rundt ferieavvikling eller feriepenger, ta kontakt med oss på koronahjelp@thevit.no