Personvernerklæring TheVIT AS

Personvernerklæring
TheVIT AS


TheVIT AS er forpliktet til å behandle alle personopplysninger på en forsvarlig måte.

Her kan du lese om hvordan vi samler inn, benytter og beskytter personopplysninger.

Behandling av personopplysninger på våre nettsteder

TheVIT er behandlingsansvarlig for personopplysninger på thevit.no og thevitfeed.no. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte.

Hvilke opplysninger behandler vi på våre nettsteder?

TheVIT samler inn opplysninger om besøkende på thevit.no og thevitfeed.no med formål å utarbeide statistikk til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Statistikken viser for eksempel hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. TheVIT ikke kan spore opplysningene tilbake til den enkelte bruker.

Du kan legge igjen kommentarer på thevitfeed.no uten å registrere deg. Legger du igjen navn og adresse vil opplysninger bli liggende som en del av innlegget. Dersom du har publisert kommentarer som du ønsker å rette eller slette kan du ta kontakt med oss. Du har ikke krav på retting og sletting av ytringer.

Når du deler innlegg fra TheVIT på andre nettsteder, legges informasjon inn hos det nettsamfunnet. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre reguleres av din avtale med nettsamfunnet.


Behandling av opplysninger om våre kunder og samarbeidspartnere

TheVIT behandler opplysninger om kunder og samarbeidspartnere for å oppfylle våre oppdragsavtaler med kunder.

Hvilke opplysninger om våre kunder og samarbeidspartnere behandler vi?

Opplysningene som registreres kan bestå av, men er ikke begrenset til, navn, firmaadresse, e-postadresser, telefonnummer, og annen relevant informasjon som vedrører kundeforholdet. TheVIT søker, så langt det er forenelig med de forpliktelse vi har påtatt oss i avtaler med kunder, å unngå behandling av personopplysninger i kundeforhold. I den utstrekning det er nødvendig å behandle personopplysninger for å ivareta oppdragsavtalen, skjer behandlingen i henhold til gjeldende personvernbestemmelser.

Opplysninger om kunder og samarbeidspartnere arkiveres i et tilgangsstyrt, skybasert arkivsystem og håndteres i TheVIT’s kunde- og ordrebehandlingssystem. Den daglige håndteringen av kundeopplysningene utføres av kunde- og oppdragsansvarlig og deres kundeteam.


Behandling av opplysninger om våre ansatte

TheVIT behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er administrerende direktør og administrasjon som har det daglige ansvaret for dette.

Hvilke opplysninger om våre ansatte behandler vi?

Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel lønnsnivå, timeregistrering, skatteprosent og skattekommune for hver ansatt. Andre opplysninger er knyttet til ansattes arbeidsinstruks og tilrettelegging av ansattes arbeid. Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet, samt fotografi av den ansatte regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre nettsider.

Opplysninger om ansatte håndteres i våre lønns- og personalsystemer, i pensjonsportalen og i kunde og ordre- behandlingssystem. Den daglige håndteringen av opplysninger om ansatte utføres av COO, HR ansatte og respektive personalledere.

Kippr AS, TheVIT’s IT-driftsleverandør, gjennomfører drifts- og sikkerhetsovervåkning av TheVIT’s IT-systemer, og dermed behandler personopplysninger om ansatte i form av IP-adresser, brukernes klienter, påloggingsinformasjon og oversikt over aktiviteten på eller til/fra et system eller applikasjon.

Personopplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres kun i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven.

Alle ansatte har en personalmappe i vårt tilgangsstyrte, skybaserte arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknad og CV arkivert. Personalmapper skal bevares og blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen begrenses til tjenstlig behov.


Bruk av e-post og telefon

TheVIT’s medarbeidere benytter telefon og e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling, som skjer som en del av vår kundedialog, arkiveres og behandles som beskrevet over i punktet om behandling av opplysninger om våre kunder og samarbeidspartnere. Våre ansatte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Personopplysninger, sensitive opplysninger, taushetsbelagte eller andre fortrolige opplysninger skal ikke sendes med e-post.


Hvordan kan du administrere informasjon som omhandler deg?

Du kan be om innsyn i de personopplysninger vi oppbevarer om deg og få informasjon om behandlingen av disse. Du kan kreve å få opplysningene rettet, supplert eller slettet i henhold til gjeldende lovgivning. Du kan kontakte behandlingsansvarlig for å se, endre eller be om sletting av dine personopplysninger. Krav fra den registrerte skal besvares senest innen 30 dager.


Kontaktinformasjon

E-post: firmapost@thevit.no

TheVIT AS, Munkedamsveien 59B, 0270 Oslo